Metoder og verktøy Lesetid: 5 min. Sist endret

Gode møter Hvordan lage kvalitet på fellestiden

Innhold i artikkel:

Hvordan kan møter bli viktige redskaper for deg som leder og dere som ledergruppe? Irritasjon over dårlige og ineffektive møter er utbredt og berettiget, men med litt planlegging og litt trening kan møter bli positive verktøy for å drive endring og skape god kultur på arbeidsplassen. Her finner du tips og metoder til å hjelpe på veien dit.

Rammesetting av møter og prosesser

Møter som oppleves som effektive og meningsfulle har ofte noen felles kjennetegn. Møteleder er god på å sette en intensjon for møtene og velger riktig møteplass for sakene.


Intensjon for møtet - og hva det har å si for resten av planleggingen

Alle møter har ulike hensikter; hva er hensikten med møtet du planlegger akkurat nå? Lærende møte, evaluering, strategiplanlegging? Se på den 12 forslagene nederst på denne siden og velg det som passer best.

Når du har etablert hensikt kan du gå gjennom listen "Planlegg ditt møte" nederst på denne siden for å planlegge møtet videre.

Hvordan bli kvitt møteplagerne?

Ekko NRK radio

Hør diskusjonen om hva som gir gode møter her:

Ekko NRK Radio


Sakslisten: ulike saker har ulik hensikt

I et møte så kan hver sak ha ulik intensjon:

  • -Referatsaker er til informasjon – ikke til diskusjon. Dersom det kommer opp nye elementer til referatet må møteleder finne måter å stoppe diskusjonen på. Be referenten notere at saken må følges opp, sette saken på «parkeringsplass», fortell hvordan saken skal følges opp på et senere tidspunkt.
  • -Noen saker er idemyldringssaker og da er det viktig å sette den rammen. Utfordre på å unngå diskusjon og stimulere til assosiasjoner og nytenking.
  • -Det kan være saker i et møte som er beslutningssaker der diskusjon er helt nødvendig. 

Se også under for beskrivelse av ulike typer møter.

Verktøy og metoder

Klikk på lenkene for beskrivelser av metoder og verktøy (KOMMER)

Parkeringsplass - for innspill man ikke har umiddelbart svar på eller som ikke direkte angår saken.

For idémyldringsverktøy se f.eks:

Lotus og mini-lotus

Evalieringskrysset

Analysekrysset

IGP(i)

Firkløver - IGP-variasjon

Eksempler på ulike typer møter

Under finner du en kort beskrivelse av ulike typer møter. Du kan lese mer om planlegging og gjennomføring av de ulike møteformene ved å klikke på møtenavnene (kommer).

  1. Lærende møter krever forberedelse og oppfølging av både arrangør og deltagere og baserer seg på refleksjon og dialog og samskaping heller enn medbestemmelse.

  2. Kreative møter kan brukes når hensikten er innovasjon og utviklingsarbeid, for eksempel når man trenger nye måter å løse problemstillinger på.

  3. Strategimøter kan brukes for å kartlegge en situasjon i nåtid og hvilke steg man må ta for å møte fremtid. Det er viktig å huske at et strategimøte bare er første steg på veien til å faktisk ha en strategi. Du kan lese mer om strategiarbeid her

  4. Evalueringsmøter vurderer effekten av tiltak og aktiviteter, og hvordan man kan lære av suksess og feil for å jobbe enda bedre i framtida.

  5. Problemløsningsmøter har som hensikt å få folk til å hjelpe hverandre til å reflektere rundt og finne hjelp til utfordringer de har i jobben. 

  6. Planleggings- og organiseringsmøter skal hjelpe til å stake ut kurs og finne svar på en del spørsmål før man går i gang med en prosess.

  7. Krisehåndteringsmøter er ment for uforutsette hendelser som for eksempel ulykker, negativ medieoppmerksomhet elle katastrofer. Kriser er ikke det samme som problemer.

  8. Forhandlingsmøter er som regel møter der partene forsøker å komme til enighet i en omstridt sak. I forhandlinger er det ingen som eier sannheten eller kommer til "å få rett", men man forsøker å komme til enighet om hvilke gevinster og offer partene er villige til å akseptere.

  9. Oppfølging og feedback-møter brukes underveis i en prosess for å sjekke og eventuelt justere kurs. Slike møter er en avgjørende suksessfaktor i strategiarbeid.

  10. Informasjonsmøter er tradisjonelt et møte der noen informerer og de fleste lytter, men infomøter kan også brukes til å innhente og vurdere informasjon. Les mer om hvordan ved å klikke på lenken.

  11. Beslutningsmøter tar sikte på å vurdere behov og ta beslutninger om for eksempel fremtidige investeringer, for eksempel ved innkjøp av teknologiske løsninger.

  12. Fest for personalet – også en viktig møtearena som kan benyttes


Denne artikkelen er utviklet i samarbeid med Hanne Kjensli, seniorrådgiver hos KS konsulent. Kjensli er utdannet kommunikolog og har i tillegg lang fartstid som lærer og skoleleder.

Planlegg ditt møte - hva du må tenke på

  • Utfra hensikten med møtet; spør deg selv om dette er et nødvendig møte, eller kan oppgavene løses helt eller delvis på andre måter?
  • Hvem er det hensiktsmessig å ha med? Er det noen som bør inviteres spesielt? Er det noen som ikke skal være der? Er det noen møtet bør være obligatorisk for?
  • Hvilke temaer må inn på agendaen for å komme dit dere skal? Hva slags informasjon må deltagerne ha for å kunne forberede seg?
  • Når skal møtet starte og slutte og hvor mye tid skal hver sak gis? Dette er et viktig punkt og bør skrives inn i dreieboken (se eksempelfil under) for å sikre at alle saker blir behandlet og at møtene ikke flyter ut og skaper irritasjon.
  • Hvor skal møtet holdes og hva må være på plass i lokalet? Stoler, bordplassering (hestesko, gruppebord etc). Hva med penner, papir, teknisk utstyr som video og lyd? Hvordan er ventilasjon, lys etc. Viktig å tenke på dersom møter skal vare lenge slik at man får lagt in pauser
  • Hvordan kan deltagerne bidra på best vis for å oppfylle hensikten med møtet?
  • Hvordan skal møtet ledes, gitt hensikten? Av leder, av en prosessleder, konferansier, ved hjelp av gruppeledere, rollekort etc?
  • Hvordan skal oppfølging og etterarbeid delegeres for at møtet skal ha effekt? Hva kan man lære av dagens møte og hvordan kan det gjøres bedre neste gang? Bruk f.eks. metode for sortert feedback(lenke).
  • Kan du forvente motstand i møtet? Hva vil den bestå i? Hvem vil den komme fra? Er innvendingene legitime? Hvordan planlegger du å imøtekomme kritikk eller motforestillinger? TIPS: Spørsmålet "Hva skal til for at ... kan skje?" fungerer ofte godt i slike situasjoner; du inviterer til å komme med synspunkter og vil få tips til hvordan eks en endringsprosess kan bli lettere å akseptere for de som skal være med.

Dreiebok/kjøreplan (Word-mal)

      Del artikkel: